كيف تدفع رواتب الموظفين نقدًا بشكل قانوني وتتجنب العقوبات؟
يعد الدفع للموظفين نقدًا خيارًا صالحًا ، ولكنه ليس طريقة فعالة ويمكن أن يكون مصدر إزعاج لضمان أنه قانوني بنسبة 100٪. نظرًا لعدم وجود سجلات للمدفوعات النقدية ، فمن المهم أن تكون تقارير كشوف المرتبات دقيقة وموجزة. يتضمن ذلك تقديم قسائم رواتب مفصلة ودفع أجور الموظفين وفقًا لجدول ثابت ومنتظم ، وإجراء جميع مدفوعات الضرائب بدقة وفي الوقت المحدد.
بدءًا من تتبع وقت الحاجة إلى دفع ضرائب الرواتب إلى الاحتفاظ بسجلات مفصلة ، تعد العملية المنظمة أمرًا أساسيًا عند الدفع لفريقك باستخدام النقود. في ما يلي بعض أفضل الممارسات التي يجب اتباعها لضمان استمرار امتثالك:
1. حساب واستقطاع ضرائب الرواتب والخصومات بشكل صحيح
الدفع النقدي لموظفيك ليس تصريحًا يمكنك استخدامه لتجنب تعلم كيفية القيام بكشوف المرتبات. تحتاج إلى تنفيذ الخطوات الأساسية التي يتحملها جميع أصحاب العمل.
بصفتك صاحب العمل ، ستكون مسؤولاً عن حساب وخصم جميع ضرائب الموظفين. يشمل ذلك الضمان الاجتماعي (6.2٪) والرعاية الطبية (1.45٪) وجميع ضرائب الدخل المطبقة (الفيدرالية والولائية والمحلية). بالإضافة إلى الضرائب ، ستكون مسؤولاً عن حجب أي خصومات أو زينة ذات صلة. غالبًا ما يتم تنظيمها عن كثب من قبل الهيئات الرئاسية وتحتاج إلى حسابها وخصمها بدقة وفي الوقت المناسب.
تحقق من حاسبات كشوف المرتبات لدينا ، بما في ذلك حاسبة ضرائب الضمان الاجتماعي / Medicare ، لمساعدتك في دفع رواتب الموظفين نقدًا.
أنت مسؤول أيضًا عن دفع بعض ضرائب رواتب صاحب العمل من أموال شركتك. ستحتاج إلى تتبع حساباتك ، من إجمالي الدخل إلى صافي الراتب (وكل شيء بينهما) ، للتأكد من أنك تحصل عليها بالشكل الصحيح. سيتم فرض غرامات عليك إذا أرسلت مدفوعات متأخرة أو قصرت عن غير قصد الحكومة.
يعد تخصيص الوقت للتأكد من معرفتك بكيفية حساب كشوف المرتبات أمرًا حيويًا. إذا كنت بحاجة إلى مكان للبدء ، فقد أوضحنا لك جميع الخطوات في مقالتنا حول كيفية حساب كشوف المرتبات. إذا لم يكن لديك بالفعل طريقة منظمة لإجراء كشوف المرتبات ، فارجع إلى مقالتنا حول كيفية القيام بكشوف المرتبات في Excel. يتضمن نموذجًا مليئًا بالصيغ ، لذلك ليس عليك أن تكون خبيرًا في الرياضيات.
دفع ضرائب الرواتب
عادة ما يكون التعامل مع ضرائب الرواتب من أكبر المشكلات التي يتعامل معها أصحاب العمل عند محاولة القيام بكشوف المرتبات باستخدام النقد. تطلب منك مصلحة الضرائب الأمريكية وبعض حكومات الولايات والحكومات المحلية اقتطاع الضرائب من رواتب موظفيك ، مما يعني أنك ستحتاج إلى خصم المبالغ المستحقة ثم إرسالها إلى الوكالات المناسبة.
عادةً لا تقبل هذه الوكالات الحكومية النقد ، لذا ستحتاج إلى طريقة للوصول على الأقل إلى بعض أموالك إلكترونيًا. هذا يعني أنه حتى إذا اخترت أن تدفع لموظفيك نقدًا ، فستحتاج إلى طريقة لتسديد مدفوعات الضرائب الإلكترونية.
يمكن أن يكون حساب وتحويل ضرائب الرواتب من أكثر الأجزاء تعقيدًا في دفع الموظفين نقدًا. ما يمكن أن يجعل هذه العملية أسهل هو استخدام برنامج كشوف المرتبات مثل Gusto. يتيح لك نظامها تشغيل كشوف رواتب "الشيك اليدوي" ، حيث ستجري جميع الحسابات نيابةً عنك وتوفر لك مبلغًا صافيًا فقط. بينما يدفع العديد من أصحاب العمل هذا المبلغ بشيك ، يمكنك أيضًا اختيار دفعه نقدًا.
2. كن حريصا على تتبع ساعات العمل
بافتراض أن لديك عمال بالساعة ، فستحتاج إلى طريقة فعالة لتتبع ساعات عمل الموظف. هذا مهم بغض النظر عن الطريقة التي تختار دفع رواتب موظفيك بها وهو مكون ضخم عند الدفع نقدًا.
أحد أسباب أهمية تتبع ساعات العمل هو قوانين العمل التي تحكم المدة التي يمكن لموظفيك العمل فيها قبل أن يتقاضوا رواتبهم عن العمل الإضافي. يتطلب القانون الفيدرالي منك دفع أي ساعة عمل تزيد عن 40 ساعة في أسبوع العمل في وقت ونصف - أو 1.5 ضعف المعدل المعتاد للموظف. بالإضافة إلى اللوائح الفيدرالية ، ستحتاج إلى مراجعة قوانين العمل الإضافي في ولايتك حيث أن العديد منها يضع لوائحها الخاصة.
تقوم أدلة كشوف المرتبات بالولاية بإرشاد أصحاب العمل إلى كل ما يحتاجون إلى معرفته - بما في ذلك الحد الأدنى للأجور ومتطلبات العمل الإضافي - لتشغيل كشوف المرتبات داخل الولاية المعنية. استخدم دليل كشوف رواتب الولاية الخاص بنا للعثور على
3. دفع رواتب الموظفين في جدول منتظم
من الأفضل إنشاء عملية كشوف رواتب قياسية تتضمن الأيام أو التواريخ التي ستدفع فيها رواتب موظفيك بانتظام وتتبعها وفقًا لذلك. فترات الدفع الأسبوعية ونصف الشهرية (كل أسبوعين) ونصف الشهرية (مرتين في الشهر) هي فترات الدفع الأكثر شيوعًا.
معظم الدول لديها حد أدنى من متطلبات تردد الأجور التي يجب عليك اتباعها لتجنب التعرض للعقوبات. عادةً ما يكون الشهر هو أطول فترة زمنية تسمح لك معظم الولايات بدفعها بين مدفوعات الرواتب. ومع ذلك ، في بعض الولايات ، مثل فرجينيا وأوهايو وكاليفورنيا ، يكون نصف شهر هو الحد الأدنى من المتطلبات.
4. فتح حساب مصرفي خاص بكشوف المرتبات
في وقت سابق ، ناقشنا الحاجة إلى أن تكون قادرًا على تحويل أموالك إلكترونيًا لدفع نفقات مثل ضرائب الرواتب. لأخذ هذا إلى أبعد من ذلك ، نوصي بفتح حساب مصرفي مخصص خصيصًا لمعاملات كشوف المرتبات. افعل ذلك حتى إذا كان لديك حساب جاري عام للأعمال ؛ يؤدي الاحتفاظ بأموال كشوف المرتبات بشكل منفصل إلى تسهيل تتبعها وتوثيقها لأغراض التدقيق (تحتاج إلى الحفاظ على مسار ورقي ممتاز لأنه من المرجح أن تخضع للتدقيق إذا كنت تدفع للموظفين نقدًا).
لا تفسد قائمة المعاملات بخصم وسحب غير ضروري. إذا كنت تدفع للموظفين كل أسبوعين ، فالتزم بسحب جميع الأموال التي تحتاج إلى توزيعها مرة واحدة لكل فترة دفع. ودفع الضرائب والخصومات ومصاريف الرواتب الأخرى في نفس التواريخ من كل شهر ، عندما يكون ذلك ممكنًا.
قم بتشغيل معاملات كشوف المرتبات من خلال هذا الحساب فقط - بدون استثناءات.
لديك جدول إيداع منتظم. سيجعل هذا مراجعة المعاملات أسهل في التدقيق فيها ، وسيكون من الأسهل أن تُظهر للمدققين مصدر أموالك.
5. اطلب من الموظفين التوقيع على أنهم تلقوا رواتبهم
من الإجراءات المهمة التي يجب تنفيذها نظام الموافقة الذي يمكنك استخدامه لتوثيق تلقي الموظفين رواتبهم. لا يوجد بطبيعته أي أثر ورقي للمدفوعات النقدية ، ويمكن أن يكون بعض الأشخاص غير أمناء - فليس من المستغرب أن يدعي أحد الموظفين أنه لم يتلق راتبه مطلقًا.
لتقليل فرص الاحتيال أو الارتباك ، نوصي بإنشاء جدول بيانات بسيط يمكنك استخدامه لكل فترة دفع تتضمن ما يلي:
تاريخ الدفع
فترة الدفع التي يتم دفع رواتب الموظفين عنها
اسم كل موظف
المبلغ الذي يتم دفعه لهم
مساحة للتوقيع
يجب عليك أيضًا إدخال شعار شركتك أو اسمك عليها لمزيد من الشفافية. إذا كان ذلك ممكنًا ، اطلب من الموظفين تلقي قسائم الرواتب جنبًا إلى جنب مع مدفوعاتك النقدية - وهذا يضمن عدم وجود التباس بشأن ما تم دفعه ومتى.
إذا كنت ترغب في تخطي الاضطرار إلى إنشاء إيصالات دفع بنفسك ، فتحقق من قوالب كعب الدفع المجانية الخاصة بنا. ستجد كلاً من النماذج العامة والنماذج الخاصة بالصناعة لراحتك.
6. إنشاء ترسانة من سجلات الرواتب وتخزينها
أرباب العمل الذين يدفعون لعمالهم نقدًا يفعلون ذلك لأسباب مختلفة. إذا كان السبب هو تجنب الأعمال الورقية والبيروقراطية ، فعليك إعادة النظر. لن تضطر إلى كتابة الشيكات أو تعلم كيفية التعامل مع برنامج كشوف المرتبات ، لكنك ستحتاج إلى الاحتفاظ بوثائق كافية توضح مقدار الأموال التي تدفعها ، ومن تدفع ، وما هو العمل الذي تدفع مقابله ، وهكذا دواليك.
نظرًا لأنك تقوم بتجميع كشوف المرتبات بنفسك ، فستكون مسؤولاً عن إنشاء العديد من هذه المستندات بنفسك ، مثل:
وصل الدفع
السجلات المصرفية (كشوف الحسابات وتقارير المعاملات)
سجلات محاسبية
مستندات التوظيف (نماذج I-9 و W-4 وخطابات العرض)
وقت البطاقات
إذا كنت تريد مستندات كشوف رواتب جاهزة يمكنك تخصيصها ، تحقق من 15 نموذجًا مجانيًا لكشوف المرتبات.
7. مراقبة مقدار المبالغ الخاصة بك كشوف المرتبات
بمجرد أن تبدأ في دفع أكثر من 5000 دولار أسبوعيًا ، يجب أن تفكر في طرق أخرى لدفع رواتب موظفيك. ستعرض نفسك لخطر أكبر للسرقة أو الخسارة من خلال حمل هذا المبلغ من النقود.
أيضًا ، تجنب إجراء عمليات سحب متكررة لأكثر من 10.000 دولار نقدًا في وقت واحد. يتعين على البنك بموجب القانون الإبلاغ عن السحوبات النقدية لهذه المبالغ إلى مصلحة الضرائب. سيؤدي هذا إلى رفع علامات الخطر ، ومن المحتمل أن تواجه تدقيقًا بعد بضعة تقارير ، حتى إذا كانت عملية كشوف المرتبات الخاصة بك شرعية.
8. مراقبة قوانين الرواتب
لقد ذكرنا بعض القوانين في هذه المقالة - الحد الأدنى للأجور ، والعمل الإضافي ، وما إلى ذلك - ولكننا نشجعك على التعرف على قوانين الرواتب الأخرى أيضًا لمنع أي مشكلات تتعلق بالامتثال لكشوف المرتبات.
على سبيل المثال ، حدد ما إذا كان عليك شراء شركات العمال لموظفيك (على الأرجح ، أنت تفعل ذلك) وكيف ستدفعها (سيأتي هذا من أموال عملك ، وليس من رواتب الموظفين). وإذا تلقى موظفوك إكراميات ، فستحتاج إلى إنشاء نظام للتخصيص (إذا سلكت هذا الطريق) ودفعها. تحتاج أيضًا إلى أن تكون على دراية بتقارير الإكرامية والحد الأدنى للأجور
دفع أجور الموظفين تحت الطاولة
في حين أن الدفع النقدي لعمالك يعتبر أمرًا قانونيًا تمامًا ، إلا أن الدفع لهم تحت الطاولة (مدفوعات غير رسمية بدون ضرائب وبدون سجلات) يعد أمرًا غير قانوني وقد يؤدي بك إلى السجن. أرباب العمل الذين ينخرطون في دفع رواتب الموظفين تحت الجدول يفعلون ذلك لتجنب إنشاء أي نوع من المستندات الورقية التي من شأنها أن ترفع الأعلام الحمراء مع مصلحة الضرائب.
لماذا الدفع تحت الطاولة لا يجدي
إذا كنت أنت (أو أي شخص تعرفه ، فقط في حالة ما إذا كنت تبحث عنه) بحاجة إلى مزيد من الإقناع بأن الدفع تحت الطاولة فكرة سيئة ، فكر في الأسباب التالية لعدم نجاحها ، خاصة إذا كنت تنوي تحقيق النجاح اعمال:
يؤدي الدفع نقدًا إلى مزيد من التدقيق وإمكانية أعلى لإجراء عمليات التدقيق. عمليات تدقيق IRS دقيقة للغاية ومحاولة إخفاء المعاملات عنها يمكن أن تجعلك في مشكلة أعمق.
يصبح من الصعب إخفاء العمال مع نمو عملك وعائداتك. لا يوجد صاحب عمل يريد الاستمرار بالكاد في كسر التعادل أو العمل في حيرة.
لا يحصل الموظفون على مزايا الضمان الاجتماعي أو الرعاية الطبية المستقبلية إذا كانت رواتبهم غير شرعية. بمجرد أن يبدأوا في الشعور بالغش ، فمن المرجح أن تتعرض للخروج.
غرامات دفع أجور الموظفين نقدًا تحت الطاولة
إذا كنت تفكر في أنه يمكنك التخلص من مخاطر دفع رواتب الموظفين من تحت الطاولة حتى يتم القبض عليك ودفع القليل من المال للخروج من ذلك ، فكر مرة أخرى. يمكن أن تكون العواقب وخيمة:
بالطبع ، سوف تسدد الضرائب.
ستدين أيضًا بفوائد وعقوبات تنمو بشكل كبير كلما تمكنت مصلحة الضرائب الأمريكية من تتبع نشاط الدفع الخاص بك تحت الجدول.
الأسوأ من ذلك ، يمكنك أن تفقد عملك. إذا كانت النفقات كبيرة جدًا ، فسوف تفلس.
والأسوأ من خسارة عملك ، يمكن مقاضاتك بتهمة التهرب الضريبي ، مما قد يؤدي بك إلى السجن لمدة تصل إلى خمس سنوات.
الآلات الحاسبة التي ستساعدك على دفع أجور الموظفين نقدًا بشكل قانوني
إرسال تعليق